Microsoft Teams

Veel organisaties stappen over op Office 365. Bij Office 365 heeft de gebruiker toegang tot een groot aantal applicaties. Deze applicaties zijn welbekend Word, Exel, Powerpoint en Outlook. Bij de Business Premium en Business essentials licenties zitten ook Exchange, Onedrive, Sharepoint en Teams.

Om te communiceren met collega’s binnen de organisatie of zelfs buiten de organisatie heeft Microsoft de applicatie ‘Teams’ ontworpen. Via deze applicatie is het mogelijk om te chatten met andere collega’s. Niet alleen voor communicatie is het makkelijk om Teams te gebruiken. I4PROJECTS legt uit hoe u het meest uit teams kunt halen.

Kanalen

Dankzij Microsoft Teams kunnen er verschillende kanalen of groepen aangemaakt worden. Zo is er een algemeen kanaal, waar de gehele organisatie in zit. Natuurlijk heeft een organisatie meerdere afdelingen. Het is mogelijk om hier ook aparte groepen voor aan te maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een apart kanaal voor de afdeling Marketing of Administratie. Aan deze kanalen kunnen de mensen worden toegevoegd die binnen deze afdeling werkzaam zijn. Binnen deze kanalen is het mogelijk om notities en bestanden te delen. Ook is het mogelijk om tabbladen of bestanden toe te voegen per kanaal, zodat alle favoriete applicaties en bestanden makkelijk aan te klikken zijn.

Schermafbeelding 2019-05-20 om 11.16.30Chats

Soms is het prettiger om 1-op-1 te chatten met een collega. Ook dit is mogelijk in Teams. Binnen de applicatie kan de gebruiker zelf een chat met een of meerdere collega’s starten als er op functie ‘chat’ wordt geklikt. Zo bepaalt de gebruiker zelf met wie er een chat gestart wordt. Ook is het mogelijk om te chatten met mensen die geen lid zijn van het team van de organisatie. Denk hierbij aan contact met collega’s van een andere organisatie. Binnen de chats is het ook mogelijk om te bellen of een videochat te starten.

Bestanden delen

Dankzij Teams is het delen van bestanden nog makkelijker. De bestanden kunnen gedeeld worden via Kanalen, Schermafbeelding 2019-05-20 om 11.21.56privé-
chats, of groepsgesprekken. Deze bestanden worden opgeslagen in Sharepoint-Online. Ook worden de bestanden opgeslagen in het eigen Onedrive for Business account van de gebruiker. Er is een aparte functie genaamd ‘Bestanden’ binnen de Teams applicatie. 

 

Stel vragen via de ChatBot

Het is mogelijk om via de Bot in Teams een poll te starten. Met behulp van de Bot kunt u een vraag, met antwoordmogelijkheden instellen en dit met uw groep delen. Ook kunt u zelf een Bot maken.

Activiteiten bijhouden

Binnen teams is er een functie met meldingen, waarin wordt bijgehouden hoe vaak de naam van de gebruiker wordt genoemd in een chat. Via een apenstaartje kan de gebruiker een andere gebruiker specifiek noemen in een gesprek. Deze melding verschijnt linksboven, bij functie ‘Activiteit’ en is te herkennen aan een belletje als logo. Als er op de melding geklikt wordt, wordt de gebruiker automatisch doorgeleid naar het bericht.

Vergaderingen bijhouden in Teams

Om een vergadering te plannen met een of meerdere personen is er de optie ‘Vergaderingen’ in Teams ontworpen. Zo kan de gebruiker makkelijk een planning maken voor een nieuwe vergadering. De vergadering kan ook naar een kanaal of gebruiker buiten het team worden verzonden. Om aan te duiden waar de vergadering plaatsvindt en wat het onderwerp vergadering is, is het mogelijk om dit binnen de uitnodiging toe te voegen. 

Teams applicatie voor Mobiel

Om niets te missen van berichten, bestanden en vergaderingen is het aan te raden om de mobiele Teams applicatie te downloaden. Hier kan de gebruiker zelf aanpassen welke meldingen er binnenkomen. De verschillende functies die eerder genoemd zijn, zijn ook beschikbaar op via de applicatie. Zo is de gebruiker altijd en overal bereikbaar.

 

Managed Security Services
Reacties
0