Microsoft SharePoint

Office 365 heeft een groot aantal slimme applicaties om werken een stuk gemakkelijker te maken. Zo zijn welbekende applicaties Word, Exel en Powerpoint. Outlook en Teams en Onedrive kunnen natuurlijk ook niet ontbreken in dit rijtje. Ook is er Microsoft SharePoint, om bestandsdeling binnen uw organisatie nog makkelijker te maken.

Functies SharePoint

Binnen SharePoint is het mogelijk om bestanden, gegevens, nieuws en bronnen te delen met collega’s. Het is mogelijk om per afdeling een aparte map te maken, waar de benodigde informatie gedeeld kan worden. Ook is het mogelijk om in te stellen wie er toegang hebben tot deze mappen. Dankzij een slimme koppeling met de aangemaakte groepen in Microsoft Teams, is het ook mogelijk om via de Teams applicatie toegang te krijgen tot de gedeelde informatie.

Applicatie installeren

De applicatie is te installeren op Windows, Mac en mobiele apparatuur. Hierdoor is er geen botsing tussen besturingssystemen en kan er moeiteloos gewerkt worden. Ook is het mogelijk om bestanden te delen met collega’s of personen buiten de organisatie.

Samenwerken in bestanden

Met meerdere personen in hetzelfde bestand werken is ook geen probleem. Dankzij de functie automatisch opslaan, worden alle wijzigingen en toevoegingen per persoon bijgehouden, zodat het bestand altijd up-to date is. Het aantal personen dat in het bestand werk staat rechts bovenaan aangegeven in het document. Ook staat hier een naam bij genoteerd.

Openen van bestanden

Waar u de bestanden opent, kunt u zelf kiezen. Openen van SharePoint bestanden kan namelijk via de web-applicaties van Office of via de gewoon geïnstalleerde applicatie van Office op uw apparaat. Toch is het goed om te weten dat bestanden standaard worden geopend in Office online.

Sites maken en groepen indelen

De optie om SharePoint teamsites te maken zorgt ervoor dat de gebruiker kan kiezen welke personen toegang hebben tot bestanden. Dit is een makkelijk oplossing als er bepaalde afdelingen binnen de organisatie zijn of als de gebruiker een bepaalde opdracht of project uitvoert met een aantal personen. Zo kan er ingesteld worden of de site openbaar is en dus toegankelijk voor de gehele organisatie of juist voor een privé groep, waar eerst toestemming gegeven moet worden door de persoon die deze groep heeft aangemaakt. Op deze manier hebben de juiste personen toegang tot de juiste informatie. Dit zorgt voor veiligheid en zekerheid binnen de organisatie.

De zoekfunctie

Een van de meest simpele maar ook meest belangrijke functies is de zoekfunctie. Hier kan de gebruiker een categorie selecteren, waar hetgeen wat de gebruiker zoekt genoteerd staat. Dit kan een persoon, een gesprek of een bestand zijn waarnaar gezocht moet worden. Zo is de gebruiker sneller in bezit van de benodigde informatie.

Ben u benieuwd naar de functies van SharePoint of naar de mogelijkheden binnen Office 365? Neem dan contact op met ons SalesTeam!

 

Bron: Microsoft Sharepoint blog

Reacties
0